Компанията за предоставяне на краткосрочни наеми на автомобили в България Top Rent A Car обработва ежедневно над 400 клиентски операции в цялата страна. Това включва не само обслужване на потребителите, но и сключване на договори за наем, изготвяне на приемо-предавателни протоколи, както и извършване на верификация на лични документи. За да може да повиши своята ефективност и успешно да управлява този голям обем от процеси, документи и данни, организацията реализира ключов ИТ проект за дигитализация на документооборота и безхартиеното обслужване на клиенти.
"С внедряването на дигиталния процес успяхме да увеличим скоростта на обслужване с 22%, намалихме времето за обработка на документи, като позволихме по-бързото завършване на процесите по наемане и връщане на автомобили, което се отразява положително на цялостното потребителско изживяване във всички независими платформи за оценяване, разказва Радослав Маринов, ръководител отдел "Маркетинг" в TopRent A Car. Обратната връзка, която получаваме от клиентите ни е, че прекарват много по-малко време в офисите, документите, които получават, им носят всичката нужна информация, и цялостното им усещане е за един бърз и съвременен процес."
Технологичният аспект
Проектът е реализиран в рамките само на няколко месеца, като включва инвестиция в хардуер, таблети и доразработка на софтуер. По думите на Маринов компанията е имала за цел да намери решение, което да е персонализирано спрямо вътрешнофирмения й софтуер. В допълнение хардуерът, който е бил необходим, е трябвало да не ограничава служителите на Top Rent A Car в ежедневните им задачи.
Целият проект е разработен и внедрен изцяло от вътрешния ИТ екип на компанията в сътрудничество с DigiSign, които осигуряват средата за класифициране на дигиталното подписаните документи. "Екипът ни от софтуерни специалисти работи усилено, за да обедини няколко ключови технологии в единна високоефективна система, включваща хардуерни решения, таблети, касови апарати, софтуер за разпознаване на документи и автоматизирано извличане на информация в комбинация с дигиталното подписване", разказва експертът.
Функционалналности
Чрез таблетите и техните камери се сканират и разчитат документите, предоставени от клиентите, а след това информацията се проверява и извлича директно в системата. Впоследствие се генерира договор и той се разписва дигитално от Top Rent A Car и от клиентите, които го получават на момента по имейл, а към него е и изцяло дигитализирания приемо-предавателен протокол.
"Чрез таблетите успяваме да създаваме тези протоколи като имаме пълна мобилност да ги описваме и заснемаме. Това решава голям проблем в индустрията и недоверието на клиентите, че ще бъдат ощетени в края на наема си", обяснява Маринов. Той допълва, че основната идея на ИТ инициативата обаче е била не само да цифровизира серия от взаимосвързани процеси, но също така да минимализира възможностите за човешки грешки и пропуски по веригата. Чрез дигитализацията се осигурява прозрачност и яснота за точното състояние на автомобилите с графики и снимки.
